浅谈高校甲方项目负责人在维修工程审计中的重要性

   看文网   2017-06-09 00:00:00

  【摘要】隨着时间推移,校园建筑和基础设施不断老化,安全性、功能性、实用性、舒适性已经远远满足不了学校发展的要求,必须加大维修投入,同时也加大了维修工程审计难度。本文从高校维修工程管理现状、维修项目各个阶段分析维修工程甲方项目负责人在工程审计中的重要性。
  【关键词】高校;甲方;项目负责人;维修;审计
  随着高校招生规模的扩大,高校基本建设规模与投资力度也不断扩大,与此同时,学校也加大了对原有建筑物和基础设施的维修改造投入,维修资金越来越大,维修工程也越来越多,维修审计任务也越来越重。在维修工程管理全过程中,如何加强甲方项目负责人的工作责任心和积极性,提高工程审计质量,做好学校维修改造工程投资控制,是一个值得探讨的问题。
  1、高校维修工程管理现状
  1.1高校维修项目特点
  1.1.1高校维修工程种类繁多,专业复杂。按学科门类分有文学、理学、工学、医学、艺术学等;按构筑物类别分有教学楼、实验楼、食堂、宿舍、体育馆、学术报告厅、学生活动中心等维修改造及基础设施市政管网等维修,在工程维修时,由于功能需求不同,维修要求也各不相同,维修改造内容也各有特点。
  1.1.2维修工程大小不一,学校将维修工程分为零星维修工程、小中大型维修改造工程,小到只对一个灯泡维修,只要几元费用,大到对整栋楼宇进行维修改造,造价达1500万元左右,不同种类维修,管理办法也各不相同。
  1.1.3维修项目分布面广,学校有天赐庄校区,独墅湖校区,阳澄湖校区,其中天赐庄校区又分为本部、东校区、北校区。校区多、距离远,总建筑面积大,且学校已成立120周年,老校区各种基础设施都需要维修,配电要增容,道路要修补,水管要更换,屋面要筑漏,操场要改造,厕所要维修等等,必然给维修管理带来一定的困难。
  1.2高校维修管理人员配置不齐全,专业人员缺乏
  维修改造工程,麻雀虽小,五脏俱全。修缮改造工程涉及土建、安装、装修、弱电、给排水、实验室净化、通风、机房装修改造等各方面专业,专业技术性较强,学校维修由后勤管理处维修管理科负责,维修人员配备不科学,专业人员匮乏。维修管理科人员既要负责项目预算编制,招投标准备,又要负责项目现场管理,工程结算工程量审核,还包括零星维修报修跟踪、维修资金付款、维修档案资料归档等,人员少,项目多,工作量大,还有应急突发性维修,必须加班加点。随着省政府办公厅出台了《江苏省省级政府投资非盈利性工程项目集中建设管理办法》,学校基本建设工程均采用集中建设,学校基本建设任务也越来越少,基建管理人员大部分可以将重心移入维修管理队伍,加大维修管理力量,科学配置维修管理人员。
  1.3高校维修工程涉及职能部门多,互相交叉
  维修改造中,保卫处负责消防安全;信息化建设与管理中心负责智能监控安防;实验材料与设备管理中心负责实验室安全改造;工程委员会负责维修项目立项;招标中心负责招投标;审计处负责结算审计;财务处负责资金付款;后勤管理处负责土建基础设施维修,有时一个项目有交叉专业,分工不清,互相推诿。因此,设立甲方现场项目负责人,从项目立项开始全过程参与,负责整个项目的沟通、协调,对保质保量完成维修改造任务非常关键。
  2、项目立项设计概算批复阶段
  2.1做好维修改造方案论证
  为了更好地完成学校的基建维修任务,学校成立了基本建设与维修管理工程委员会,在维修项目过程中,主要负责中大型项目立项、预算审核。由使用部门提出维修改造需求,工程委员会从项目可行性、必要性论证,比如是否可以隔断,能否满足消防要求;比如要拆一堵墙,要确定是否是承重墙等等,估算是否合理,维修资金是否落实,在通过论证后,同意初步立项。在项目立项阶段,维修管理部门要确定项目现场负责人。
  2.2做好维修设计及概算
  现场项目负责人在项目初步立项后,要联系使用单位,与设计单位一起,现场确定设计任务,制定维修改造范围,满足项目功能需求,审核设计图纸及设计概算,然后按学校立项程序报学校审批。
  3、项目预算招标合同阶段
  3.1维修项目预算编制
  维修项目预算编制,不是纸上量量,笔下算算,现场项目负责人要与使用单位相关负责人一起,到维修改造现场勘察,实地测量维修工程量,即使有设计图纸的项目,也要拿图纸与现场核对,图纸中哪些要维修,做好记号。上面提到,由于维修管理人员造价专业缺乏,有的大型维修项目,必须请有资质的造价事务所来编制。现场项目负责人也不能做甩手掌柜,也要陪同造价工程师一起现场交底,对维修范围、材料、品牌、改造需求等详细说明,这样编制的预算才能真实可靠。在预算编制的同时,现场项目负责人已完全熟悉维修现场,既有效控制工程预算,又有利于现场维修管理。
  3.2学校维修招标情况
  3.2.1学校维修工程招标问题
  学校维修项目多,任务急,工期短,为了不影响学校的正常教学秩序及环境,有的维修改造必须放到暑假或休息天进行,更有为了引进人才需求,有的实验室改造必须抓紧一切时间进行维修。因此,在以往的维修招标中,曾有费率招标,采用表决方式投票确定施工单位;有按经验编制一份招标清单低价中标;也有暂定工程量按实结算招标;或者由于时间原因,应该公共资源交易中心公开招标的项目申请为学校公开招标,诸如种种,都造成了维修管理的困难,增加了现场项目负责人维修管理的工作量,更加大了结算审计的难度。
  3.2.2加强内控管理制度建设,制定学校招投标管理办法
  目前,学校成立了招标中心,制定了完整的招投标管理办法,按工程大小采用不同的招标方式。5万元以下项目建立个专业供应商库,从年度供应商库中随机抽签;5万元至10万元项目,采用三家单位比价或询价方式确定施工单位;10万元至20万元项目,采用校内公开招标方式;20万元以上项目,全部采用政府采购平台或公共资源交易中心平台公开招标。特殊项目比如单一来源采购,必须做好单一来源专家论证。应急性维修改造可以事后备案。这样,在招标阶段,就有效控制了工程造价,择优选择施工单位。   3.3维修合同管理
  学校维修管理人员基本都是工程专业,对于法律法规不熟悉,不专业,有时签订好的合同形同虚设,有时仅一张纸签一份维修协议,协议中双方权利义务责任、索赔争议如何处理等一概没有,更有结算方式不明确,下浮率不明确,或者只写明最终结算由审计部门确定,这些问题是结算审计中最头疼的问题。举个基建合同问题的例子,某基建项目由于合同中没有明确结算必须采用三级审核制度,即后勤管理处审核后,送学校审计处审核,再由省教育厅指定的审计事务所最终审核,施工单位在后勤管理处审核后,就要支付完工后尾款,始终不同意再审,最后施工单位提起诉讼,法官采用抽签确定审计事务所,对工程造价进行鉴定。在鉴定费与诉讼费问题上,由于合同双方在合同中均未明确三级审核,因此费用各承担一半。经过这个案例的教训,,在签订合同时,一定要严谨、严密、合法、合规。现场项目负责人也要参与合同的审核,查看合同价格、工期、质量是否与招标结果一致,明確双方权利义务,对于索赔、水电费、审计费用、如何审计、资金付款方式等都要在合同中明确,并严格按学校合同审批流程审批。
  4、项目施工阶段
  4.1现场项目负责人做好施工日志
  做好施工日志是项目现场负责人的必要工作。有的零星的维修工程没有施工图纸和竣工图纸,那么只有项目负责人跟踪现场,对施工工艺、耗用材料、实际工程量、对于一些由于甲方原因或者特殊天气原因等造成停工窝工损失的都记录清楚,这样施工单位索赔时才有据可查。在结算审核时,有第一手资料支撑,准确套用定额,反应真实维修费用,否则每天维修工作量那么大,不做好施工日志,时候再凭回忆结算,则不能让人心服口服。
  4.2现场项目负责人做好隐蔽工程签证
  隐蔽工程是结算审核的重中之重,也是工程质量的关键节点。现场项目负责人要及时做好隐蔽工程验收及签证,拍好照片,做好记录,没有验收不能进入下道工序。结算审核时,没有隐蔽工程验收记录,工程量不予认可,更不能事后补资料。一次审核中,电缆采用直埋盖砖方式,施工单位画了一张电缆走向草图作为竣工图,现场项目负责人也签字确认了,结算报电缆沟挖土60公分宽80公分深,实际只有40公分宽60公分深,工程量增大一倍,审核人员与项目负责人、施工单位一起现场抽查,在事实依据面前,现场负责人修改了竣工图尺寸,也体会到自己工作中的失误。这个简单例子就能充分体现现场项目负责人在工程结算审计中重要性。
  4.3现场项目负责人做好现场变更签证
  4.3.1施工单位擅自扩大维修范围
  小型维修工程一般单价合同,工程量按实结算。施工单位一般会擅自扩大施工范围,工程量大了,利润也大了。比如一屋面防水项目,计划修补面积60平方米,完全能满足筑漏要求,但施工单位在实际施工时,将施工范围扩大一倍,还美其名曰这样更能保证防水质量,现场项目负责人没有办法,只能按实签证工程量。结果就是结算超预算,不能把有限的资金用到更多需要维修的项目上。对于这种没有图纸的维修项目,现场甲方负责人一定要提供书面的施工任务书,将施工范围、施工做法等一一明确,这样,施工单位才无漏洞可钻。
  4.3.2施工单位变更施工做法。
  一般维修工程都采用竞争性谈判方式低价中标,施工单位一般会不惜降低造价,达到中标的目的,然后在施工过程中千方百计要求变更,来达到预期的利润。一般会变更材料,变更施工做法,做法变了,原来中标的单价就要重新套定额,重新组价,增加造价。鉴于这些,现场项目负责人一定要坚持原则,按招标清单及合同要求,不能有同情心或怜悯之心,任由施工单位变更,给学校造成损失。
  4.3.3施工单位偷工减料。
  一般设计都会从安全性考虑,设计相对保守,有的施工单位拿到施工图,根据施工经验,觉得可以偷工减料,也不会产生不良后果。比如学校一室外场地维修,维修要求做10公分厚混凝土面层,审计现场踏勘时,发现场地四边是满足10公分厚要求,在施工单位同意下,随机钻孔抽检了几个点,中间面层只有6公分厚,施工单位承担修补费用,该项审计核减率为30%。因此,现场项目负责人要加强工作责任心,在保证工程质量的同时,实事求是做好签证。
  5、项目竣工结算阶段
  5.1审计材料要完整真实
  项目竣工后,现场项目负责人严格按学校建设工程项目管理审计实施办法要求,及时准备审计材料,包括但不限于立项批复、招投标文件、合同、工程变更签证、隐蔽工程验收记录、竣工验收记录、竣工图纸、结算书等等,保证送审材料的真实性、完整性。
  5.2审核工程量
  学校一般维修工程采用二级审核,首先由现场项目负责人审核工程量,上面已从多种角度分析了现场项目负责人在项目实施过程中应如何管理,在平常管理中,已经对维修工程量做到心中有数,且有施工日志、隐蔽工程记录、变更签证等作为审核依据,维修工程量审核就能实事求是。
  5.3配合审计部门审计
  在结算审核过程中,与学校审计部门审核人员要主动沟通,配合,对于审计人员提出的问题要耐心解释,陪同审计人员现场踏勘,不能和审计人员发生矛盾和冲突,要站在同一个角度,互相信任,做好工程结算审计工作。
  结语:
  综上所述,维修工程现场项目负责人不但要有扎实的专业功底,更要具备设计、造价、招标、法律等业务能力,必须加强各方面学习,不断提高自己,在学校发展中,在今后的维修改造管理中,充分发挥项目负责人的能力,同时也要加强思想政治学习,提高政治觉悟,廉洁自律,认认真真做事,清清白白做人,为学校的维修工程建设服务,保证学校教学、办公、科研、顺利进行,保障学校有序运行,促进学校稳定发展。
  参考文献:
  [1]邓立奇.高校维修改造工程管理探讨[j].高校后勤研究,2018(12).


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